Promemoria per inviare notifiche a mezzo PEC da Consolle Avvocato

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La Consolle Avvocato offre un comodo strumento per inviare notificazioni a mezzo PEC Ex L. 53/1994 art. 3bis, che agevola ed offre un certo grado di controllo dei dati inseriti. Semplifica inoltre le successive operazioni di documentazione dell’avvenuta notifica.

Ho riassunto in questa pagina le procedure da seguire nel caso di tre differenti categorie di documenti:

A) Atti introduttivi propri nativi digitali

B) Atti informatici estratti dal fascicolo telematico

C) Scansioni di atti originali cartacei

Caso A: Atti introduttivi nativamente digitali

Esempi tipici sono l’atto di citazione ed il precetto.

1. Convertire il file in formato PDF direttamente dal proprio programma di videoscrittura;
2. se occorre notificare anche la procura alle liti (cartacea), scansionare il documento in PDF;
3. in Consolle Avvocato andare nella sezione “Atti inviati e ricevuti”, pagina “Notifiche in proprio (invio)”;
4. cliccare il bottone “Nuova notifica” sulla destra. Si aprirà la finestra di composizione della notifica;
5. compilare il campo “Riferimento” con una descrizione a piacere;
6. inserire il destinatario della notifica cliccando il tasto “Nuovo” sopra la tabella “Destinatari” e digitando i dati: nome e cognome o ragione sociale, indirizzo PEC, codice fiscale, indicazione del pubblico registro dal quale l’indirizzo è estratto; se il destinatario è un avvocato si potrà usare direttamente il tasto “Reginde” per inserire i dati, Ripetere per eventuali ulteriori destinatari;
7. nella sezione “Allegati” in basso a destra, con il tasto “Aggiungi” allegare i file PDF da notificare (atto ed eventuale procura);
8. con il tasto “Relata” aprire la formula predefinita di relata e completare con tutti i dati necessari, in particolare:
   1. avvocato mittente, codice fiscale, albo di appartenenza,
   2. dati del cliente con codice fiscale,
   3. dati del destinatario, codice fiscale, indirizzo PEC, indicazione del registro da cui questa è tratta,
   4. descrizione dell’atto notificato;
9. chiudere la relata, che si convertirà automaticamente in file PDF;
10. verificare che i file da notificare e la relazione siano correttamente allegati utilizzando il tasto “Verifica”;
11. spuntare i file da firmare digitalmente e cliccare “Firma”. Il file PDF dell’atto, la procura e la relata devono tutti essere firmati;
12. spuntare la conferma di verifica degli allegati e cliccare “Invia”.

Caso B: Atti presenti nel fascicolo telematico

Tipicamente si tratta di sentenze, decreti (non esecutivi), verbali di fissazione, ecc

1. In Consolle Avvocato accedere al fascicolo telematico, nella pagina “Documenti”;
2. spuntare le caselline in corrispondenza dell’atto o degli atti da notificare (es. il ricorso ed il decreto);
3. cliccare il bottone “Invio notifica”: si aprirà dopo un certo tempo la finestra di composizione della notifica;
4. compilare il campo “Riferimento” con una descrizione a piacere;
5. inserire il destinatario della notifica cliccando il tasto “Nuovo” sopra la tabella “Destinatari” e digitando i dati: nome e cognome o ragione sociale, indirizzo PEC, codice fiscale, indicazione del pubblico registro dal quale l’indirizzo è estratto; se il destinatario è un avvocato si potrà usare direttamente il tasto “Reginde” per inserire i dati. Ripetere per eventuali ulteriori destinatari;
6. con il tasto “Relata” aprire la formula predefinita di relata e completare con tutti i dati necessari, in particolare:
   1. avvocato mittente, codice fiscale, albo di appartenenza,
   2. dati del cliente con codice fiscale,
   3. dati del destinatario, codice fiscale, indirizzo PEC, indicazione del registro da cui questa è tratta,
   4. descrizione dell’atto notificato (numero e data decreto / sentenza e tribunale emittente)
   5. paragrafo di dichiarazione di pendenza, con ufficio giudiziario, sezione, N. RG (i dati dovrebbero essere già parzialmente precompilati, tranne la sezione, che va definita a mano);
7. chiudere la relata, che si convertirà automaticamente in file PDF;
8. verificare che i file da notificare importati dal fascicolo e la relazione siano correttamente allegati utilizzando il tasto “Verifica”;
9. spuntare il file da firmare digitalmente e cliccare “Firma”. È sufficiente firmare la sola relata, in quanto gli atti importati automaticamente da Consolle sono in forma di duplicato, e pertanto già firmati digitalmente in originale;
10. spuntare la conferma di verifica degli allegati e cliccare “Invia”.

NOTA: la Consolle Avvocato estrae, ai fini della notifica, i duplicati informatici degli atti. Se invece si preferisce notificare copie informatiche, è necessario preventivamente scaricare queste a mano ed allegarle successivamente alla notifica. Sarà necessario in questo caso attestarne la conformità all’originale informatico nella relazione di notifica. (si veda l’articolo: Scaricare la copia o il duplicato? )

Caso C: Originali cartacei (analogici)

Esempio frequente è il decreto ingiuntivo oppure una sentenza con formula esecutiva (che è ancora apposta su originale cartaceo dalla cancelleria). Altro esempio è il provvedimento del Giudice di Pace emesso in forma cartacea.

1. Scansionare l’atto o gli atti da notificare e salvare in formato file PDF;
2. in Consolle Avvocato andare nella sezione “Atti inviati e ricevuti”, pagina “Notifiche in proprio (invio)”;
3. cliccare il tasto “Nuova notifica” sulla destra. Si aprirà la finestra di composizione notifica;
4. compilare il campo “Riferimento” con una descrizione a piacere;
5. inserire il destinatario della notifica cliccando il tasto “Nuovo” sopra la tabella “Destinatari” e digitando i dati: nome e cognome o ragione sociale, indirizzo PEC, codice fiscale, indicazione del pubblico registro dal quale l’indirizzo è estratto; se il destinatario è un avvocato si potrà usare direttamente il tasto “Reginde” per inserire i dati. Ripetere per eventuali ulteriori destinatari;
6. nella sezione “Allegati” in basso a destra, con il tasto “Aggiungi” allegare i file PDF scansionati;
7. con il tasto “Relata” aprire la formula predefinita di relata e completare con tutti i dati necessari, in particolare:
   1. avvocato mittente, codice fiscale, albo di appartenenza,
   2. dati del cliente con codice fiscale,
   3. dati del destinatario, codice fiscale, indirizzo PEC, indicazione del registro da cui questa è tratta,
   4. descrizione dell’atto notificato,
   5. paragrafo di dichiarazione di pendenza, con ufficio giudiziario, sezione, N. RG,
   6. paragrafo di attestazione di conformità all’originale per originale cartaceo specificando, per ogni singolo file, il nome esatto del file stesso (es. sentenza_1234_17.pdf) ed una sintetica descrizione del contenuto (sentenza n. 1234/2017 del tribunale di Milano);
8. chiudere la relata, che si convertirà automaticamente in file PDF;
9. verificare che i file da notificare e la relazione siano correttamente allegati utilizzando il tasto “Verifica”;
10. spuntare i file da firmare digitalmente e cliccare “Firma”. La relata deve essere firmata, le copie scansionate non necessariamente;
11. spuntare la conferma di verifica degli allegati e cliccare “Invia”.

Prova della notifica

La prova di avvenuta notifica consiste nella ricevuta di avvenuta consegna, in formato file .eml o .msg. Tale file contiene al suo interno anche tutti gli allegati al messaggio trasmesso, quindi anche la relazione di notifica e contiene i certificati di firma degli enti gestori delle PEC di mittente e destinatari, con data certa.

La prova di notifica andrà depositata telematicamente nel fascicolo telematico, tranne "Qualora non si possa procedere al deposito con modalità telematiche dell'atto notificato a norma dell'articolo 3-bis, l'avvocato estrae copia su supporto analogico ...." (Art. 9 c. 1bis L.53/94))

In Consolle Avvocato è possibile ottenere una copia PDF (quindi stampabile) della notifica andando nella sezione “Atti inviati e ricevuti”, pagina “Notifiche in proprio (invio)”:

-nella barra superiore specificare l’intervallo di date tra cui la notifica è stata fatta (se meno di un mese lasciare i valori predefiniti),

-cliccare “Cerca”,

-selezionare la riga corrispondente alla notifica di interesse,

-cliccare il tasto “Stampa certificazione” presente nella colonna a destra,

-salvare e/o stampare il PDF, che contiene il messaggio inviato, tutti gli allegati compresa la relazione, la ricevuta di accettazione e la/le ricevute di consegna (una per ogni destinatario).

Per depositare invece telematicamente, si dovrà utilizzare come atto principale l’atto di citazione oppure una nota di deposito e gli allegati saranno la ricevuta di accettazione (RAC) e le ricevute di consegna (RDAC, una per ogni destinatario). Allegare anche una “copia di cortesia” del PDF di certificazione poc'anzi descritto può agevolare il Giudice meno avvezzo all'informatica.

Quelle sopra esposte sono indicazioni sommarie, con scopo esemplificativo e di pro-memoria. La correttezza della specifica notifica deve essere verificata dell’Avvocato, che deve documentarsi sulle norme e procedure, ed è responsabile della corretta esecuzione della stessa.

Art. 3-bis L 53-1994

1. La notificazione con modalità telematica si esegue a mezzo di posta elettronica certificata all'indirizzo risultante da pubblici elenchi, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. La notificazione può essere eseguita esclusivamente utilizzando un indirizzo di posta elettronica certificata del notificante risultante da pubblici elenchi.

2. Quando l'atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l'avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell'atto formato su supporto analogico, attestandone la conformità con le modalità previste dall'articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221. La notifica si esegue mediante allegazione dell'atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata.

3. La notifica si perfeziona, per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione prevista dall'articolo 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e, per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna prevista dall'articolo 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.

4. Il messaggio deve indicare nell'oggetto la dizione: «notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994».

5. L'avvocato redige la relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica certificata. La relazione deve contenere:

a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell'avvocato notificante;

b) gli estremi del provvedimento autorizzativo del consiglio dell'ordine nel cui albo è iscritto; (Abrogato)

c) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;

d) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;

e) l'indirizzo di posta elettronica certificata a cui l'atto viene notificato;

f) l'indicazione dell'elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;

g) l'attestazione di conformità di cui al comma 2.

6. Per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve, inoltre, essere indicato l'ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l'anno di ruolo.

CSM: notifiche telematiche eseguite dagli avvocati

https://www.csm.it/web/csm-internet/il-processo-civile-telematico/notifiche-telematiche 

 

 

 

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Utilizzare i timbri nei documenti PDF

In questo articolo spiego come realizzare timbri digitali da applicare a documenti PDF.

Un esempio molto utile è quello di timbri per inserire in un documento informatico scansionato la formula di autenticazione di conformità all'originale cartaceo.

Naturalmente l'ambito di applicazione è molto ampio. Si può pensare ad un timbro di Studio da applicare a documenti, timbri per numerazione di allegati, ecc.

Per attuare tutto ciò occorre il software Adobe Reader DC.

Fase 1: creazione del PDF contenente il timbro

Per prima cosa occorre creare il timbro che si desidera. L’operazione viene realizzata con il proprio programma di videoscrittura (MS Word, OpenOffice ecc) e poi convertito in PDF (esattamente come si procede con un qualsiasi atto da depositare telematicamente). La dimensione del timbro si adatterà automaticamente alla dimensione del paragrafo di testo redatto.

Nell’esempio seguente ho proposto una formula di attestazione di conformità. Si tenga presente che il testo dovrà essere generico, in quanto applicabile in serie esattamente come sarebbe per un timbro reale classico. Ho anche riquadrato il testo per migliorarne la componente estetica e evidenziarne la natura di timbro sul documento a cui sarà apposto. È possibile personalizzare al massimo l’aspetto ed esempio aggiungendo grafica personalizzata, quale il logo dello Studio.

 Fase 2: aggiunta del nuovo timbro alla collezione di Adobe Reader

Si apra un qualsiasi documento PDF, quindi si acceda alla pagina “Strumenti” cliccando l’apposita voce nella barra superiore, quindi si clicchi lo strumento “Timbri”.

Nella schermata successiva appare una barra superiore specifica denominata “Timbro”. Qui cliccare la voce “Personalizza timbri” quindi”Gestisci ...”.

Nella finestra pop-up cliccare “Crea”, quindi “Sfoglia” per cercare ed aprire il file PDF contenete il timbro. Attribuire una categoria al nuovo timbro, ad esempio “attestazioni di conformità” ed un nome specifico, ad esempio “Attestazione generica da scansione”. Potranno essere inseriti timbri di altra natura organizzati per categorie.

Confermare e chiudere la finestra, quindi chiudere il file PDF.

Da questo momento sarà possibile utilizzare il timbro sui propri documenti PDF.

Utilizzo del timbro

1. Aprire il documento informatico scansionato.

2. Accedere alla funzione Timbri cliccando “Strumenti”, “Timbro”.

3. Cliccare “Timbro” nella barra superiore dello strumento “Timbro”

4. Spostarsi sulla categoria precedentemente creata e contenente il timbro di interesse

5. Cliccare sul timbro desiderato

6. Posizionare il timbro dove si preferisce all’interno del PDF

7. Salvare il file PDF così modificato.

L’operazione è completata. Naturalmente si dovrà successivamente sottoscrivere digitalmente il file PDF per avvalorare l’attestazione.
Buon divertimento.

Aggiornare o non aggiornare, questo è il problema

È il dilemma che assale spesso l’utente che apre un'applicazione, con particolare pathos se l’utilità in questione è di importanza fondamentale come ad esempio la Consolle Avvocato o i software di firma digitale Dike, Aruba sign ed altri.

A cosa servono ?

In generale gli aggiornamenti servono a risolvere malfunzionamenti o difetti che possono mettere a rischio la sicurezza informatica (attacco di virus, perdita dati ecc) scoperti dopo la pubblicazione del software.
Altro scopo degli aggiornamenti è quello di aggiungere nuove funzioni al programma, utili all’utente oppure alla casa produttrice o ad entrambi.
Nell’ambito del software giuridico gli aggiornamenti sono a volte necessari anche per adeguamento alle norme ed ai regolamenti tecnici in continua evoluzione. Nelle consolle PCT vengono implementate nuove tipologie di atti e nuovi campi di dati, che è necessario aggiungere agli elenchi tra cui l'utente deve scegliere al momento del deposito.
Nei software di firma digitale gli aggiornamenti sono necessari per adeguare la conformità degli standard di firma ai regolamenti tecnici aggiornati, come già successo in passato e come accadrà in futuro per esempio per l'adeguamento alle direttive europee EIDAS.
Alcuni aggiornamenti riguardano i certificati di firma emessi dalle autorità di certificazione (CA).
Il software deve ricevere periodicamente gli elenchi dei certificati di firma digitale revocati prima della scadenza naturale al fine di poter verificare la validità legale delle firme.

I rischi

L’installazione degli aggiornamenti comporta sempre qualche rischio, tra cui quello che l’applicazione smetta di funzionare.
Innanzitutto occorre comprendere il livello di importanza dell'aggiornamento, cosa che si può dedurre confrontando i numeri di versione.
Ad esempio se si passa da una versione 3.15.0 ad una versione 3.15.1 si ha a che fare con un aggiornamento minore, che comporta modifiche modeste, quindi relativamente poco rischioso. Viceversa un aggiornamento da versione 3.15.1 a 3.16 o addirittura 4.0 significa che il programma ha subito modifiche impegnative e ci saranno evidenti novità nel funzionamento. E rischi maggiori nell’applicare l’aggiornamento.

Cosa fare

Aggiornare è importante, ed è necessario provvedere prima possibile ma, per evitare imprevisti, suggerisco di adottare alcune precauzioni:
-Effettuare l'aggiornamento in un momento “tranquillo”, non nell'imminenza di un termine di deposito, in modo da poter effettuare le necessarie prove di funzionamento (per esempio simulando depositi fino alla creazione della busta) e avere il tempo di chiamare un tecnico per risolvere eventuali problemi.
-Non effettuare l’aggiornamento contemporaneamente su tutti i computer dello Studio ma programmarli in più giorni.

-Fare un backup dei dati prima di procedere, specialmente dei fascicoli della Consolle Avvocato, le email ed i documenti.

L'insostenibile leggerezza della PEC

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è disciplinata dal Decreto del Presidente della Repubblica del 11 febbraio 2005 n. 68 “Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003 n.3” e successive regole tecniche (art. 17): Decreto Ministeriale del 2 novembre 2005 e successive note integrative, “Regole

Tecniche del servizio di trasmissione dei documenti informatici tramite Posta Elettronica

Certificata”.

Per quanto riguarda l’applicazione specifica al Processo Telematico, dal decreto 21 febbraio 2011, n. 44 “Regolamento concernente le regole tecniche per l'adozione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell'articolo 4, commi 1 e 2, del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010 n. 24” e successive regole tecniche (artt. 21 e 34).

Tra queste regole tecniche, il provvedimento del responsabile per i servizi automatizzati del Ministero del 16 aprile 2014 reca all’art. 21 le seguenti parole “La casella di posta elettronica certificata di un soggetto abilitato esterno deve disporre di uno spazio disco minimo pari a 1 Gigabyte”.

Megabyte e Gigabyte

Come è noto a chi opera con il PCT, esiste il fatidico limite di 30 Megabyte per l’invio della busta telematica. Ma prima un po’ di matematica.

Un Gigabyte equivale a 1024 Megabyte, si ricordi mille per praticità, pertanto, con un semplice calcolo si deduce che una casella PEC da 1 Gigabyte verrà riempita completamente con poco più di 30 ricevute di depositi corposi (ricordo che la ricevuta di consegna completa contiene anche tutti gli allegati presenti nella PEC inviata). Ovviamente senza considerare tutte le altre comunicazioni ricevute ed inviate.

Per conoscere il livello di riempimento della casella PEC è sufficiente entrare nella pagina Webmail del gestore, dove è presente un indicatore della percentuale di spazio occupato.

Il gestore invia un messaggio di avviso all’utente qualora lo spazio occupato superi determinate soglie percentuali.

Conseguenze della saturazione della casella

Mancata ricezione dei biglietti di cancelleria

D.L. 179/2012 art. 16 comma 4: “nei procedimenti civili le comunicazioni e le notificazioni a cura della cancelleria sono effettuate esclusivamente per via telematica all'indirizzo di posta elettronica certificata risultante da pubblici elenchi o comunque accessibili alle pubbliche amministrazioni, secondo la normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici”;

Comma 6: “le notificazioni e comunicazioni ai soggetti per i quali la legge prevede l'obbligo di munirsi di un indirizzo di posta elettronica certificata, che non hanno provveduto ad istituire o comunicare il predetto indirizzo, sono eseguite esclusivamente mediante deposito in cancelleria. Le stesse modalità si adottano nelle ipotesi di mancata consegna del messaggio di posta elettronica certificata per cause imputabili al destinatario”;

Comma 8 “quando non è possibile procedere ai sensi del comma 4 per causa non imputabile al destinatario, nei procedimenti civili si applicano l'articolo 136, terzo comma, e gli articoli 137 e seguenti del codice di procedura civile”.

Questo problema è almeno parzialmente mitigato dalla possibilità di consultare i fascicoli telematici attraverso i Punti di Accesso o la Consolle Avvocato.

E non dimentichiamo le comunicazioni dalle cancellerie Penali, amministrative ed i curatori fallimentari.

Mancata ricezione delle ricevute di deposito telematico

La trasmissione telematica della busta di deposito avverrà comunque in presenza di casella piena, e verrà normalmente elaborata dal Tribunale, ma le quattro PEC di conferma potrebbero essere respinte e non si avrà prova dell’avvenuto deposito.

Per questo motivo è presente in Consolle Avvocato una procedura di controllo dello spazio disponibile che interviene prima di ogni invio di busta telematica.

Mancata ricezione delle prove di notifiche in proprio Ex 53/94

Una volta satura, la casella PEC potrebbe non essere in grado di ricevere le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna del notifiche in proprio PEC Ex L. 53/1994, non potendo quindi provare l’avvenuta notifica.

Ovviamente non si potranno nemmeno ricevere le notifiche 53/94, ma in questo caso non vengono generate le ricevute di consegna per il mittente, sostituite da un messaggio di errore

La Legge lascia spazio a dubbi in questi casi: “La notifica si perfeziona, per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione e, per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna” (Art. 3bis c.3, L. 53/1994).

Mancata ricezione delle notifiche dal Fisco

A partire da luglio 2017 il Fisco è tenuto a trasmettere le notifiche esclusivamente a mezzo PEC nel caso in cui il destinatario è obbligato ad averne una. Ed è espressamente prevista la domiciliazione digitale con avviso tramite mezzo di raccomandata. (Decreto Legge n. 193/2016 Art. 7 c.6.)

Gestire la casella per prevenire il problema

Vediamo ora come agire per prevenire l’eccessivo riempimento della casella ed i conseguenti effetti ora descritti.

Scarico manuale e cancellazione

Questo paragrafo si rivolge a coloro che consultano la casella PEC attraverso la “Webmail”, ovvero la pagina Web predisposta dal fornitore della PEC (in gergo tecnico “provider”) per leggere ed inviare posta. Solitamente il suo indirizzo è nella forma http:\\webmail.provider.it.

L’azione più intuitiva per liberare spazio è quella di cancellare messaggi dalla casella. Ciò è

fattibile, ma non prima di avere salvato una copia dei messaggi che devono essere conservati; per fare questo è disponibile all’interno della pagina Webmail un comando denominato “scarica eml” o “salva” che permette di scaricare e salvare come file sul proprio computer il messaggio selezionato. Il file ottenuto avrà estensione (la parte terminale del nome del file) .eml, o in alcuni casi .msg. Non si deve inoltre dimenticare che anche i messaggi presenti nella cartella della posta inviata occupano spazio.

Se si decide di procedere alla cancellazione dei messaggi dopo lo scaricamento della copia è a maggior ragione fortemente consigliabile effettuare backup dei dati per evitare perdite gravi in caso di guasto, virus o errore umano.

Personalmente ritengo sia buona prassi salvare una copia dei messaggi relativi ad un fascicolo, sia comunicazioni di cancelleria che ricevute di deposito telematico, nella cartella della pratica corrispondente nel proprio computer, a prescindere dalla successiva cancellazione del messaggio dalla Webmail.

Acquistare spazio aggiuntivo

I provider PEC nella fornitura di base convenzionata con gli Ordini si attengono alla dimensione di 1 Gigabyte, ma offrono la possibilità di espandere (a fronte di un canone annuo modesto) la capacità disponibile.

Scarico con i protocolli POP ed IMAP

Molti utenti di PEC, così come per la posta elettronica tradizionale, utilizzano un “Client” per la gestione dei messaggi. Un “Client” è un programma che consente di gestire la casella direttamente sul proprio computer o smartphone, senza dover effettuare ogni volta un accesso alla Webmail.

Tra i programmi Client email più noti vi sono: Mozilla Thunderbird, Outlook, Windows Mail, Apple Mail, oltre alle applicazioni per Android ed iPhone.

Ogni Client può gestire la casella secondo due distinte ed alternative modalità: il protocollo POP ed il protocollo IMAP. Analizziamo le differenze:

POP: Il sistema POP (acronimo di Post Office Protocol) è quello storicamente più vecchio. I messaggi di posta vengono scaricati sul computer e cancellati (subito o dopo un tempo prefissato) dal server del provider (in pratica la Webmail).

Il principale vantaggio del sistema POP è quello di prevenire il riempimento della casella, poiché i messaggi vengono rimossi dopo lo scaricamento. L’aspetto negativo che ne deriva è che l’unica copia dei messaggi disponibile dopo lo scaricamento si trova nel computer, pertanto è necessario effettuarne un valido backup.

IMAP: Nel sistema IMAP (Internet Message Access Protocol) il Client si limita a visualizzare ciò che si trova nella Webmail ed a riportare in essa le azioni compiute dall’utente. Se l’utente segna come letto un messaggio, ciò risulterà sulla Webmail, se viene cancellato o spostato in una sottocartella, così accadrà nella Webmail, etc.

Il vantaggio è quello di poter configurare differenti computer ed anche cellulare e tablet in modo da essere perfettamente in sincronia (se ad esempio cancellando un messaggi Spam dal cellulare questo sparirà anche dalla Webmail e dal Client sul computer).

Per contro invece, il sistema IMAP non risolve il problema dello spazio disponibile, in quanto i messaggi devono necessariamente rimanere sul server del provider.

In pratica si può utilizzare un approccio misto basato sul protocollo IMAP abbinato ad una periodica archiviazione e cancellazione dei vecchi messaggi.

I “LOG” del provider

L’argomento di questo paragrafo non è strettamente attinente al problema della saturazione della casella, ma è comunque una conoscenza utile.

I fornitori del servizio PEC sono tenuti (D.M. 2 novembre 2005) a conservare un registro (chiamato in gergo tecnico “Log”) dei messaggi inviati e ricevuti. Tale registro conterrà un codice identificativo del messaggio, gli estremi del mittente e dei destinatari, la data e l’ora, il testo dell’oggetto, la natura della comunicazione (consegna, ricevuta, errore, ecc), il codice dei messaggi correlati (es. ricevute), il nome del gestore mittente. Tali dati vengono forniti all’utente titolare su specifica richiesta.

La tempesta: quando scade la chiavetta di firma digitale

La chiavetta di firma digitale ha una scadenza, o meglio, i certificati ivi contenuti hanno una scadenza, che solitamente è di tre anni dall’attivazione. Preciso che la cosiddetta chiavetta, anche detta “token”, contiene al suo interno due certificati digitali: uno di autenticazione, che consente di accedere alla consultazione dei fascicoli, ed uno di firma digitale, che permette di sottoscrivere sia gli atti che la busta di deposito telematico.

La chiavetta di firma è quindi necessaria per accedere alla consultazione dei fascicoli, ed è indispensabile sia nell’ambito civile che amministrativo che tributario.

Dopo la scadenza la chiavetta diventa inservibile, ovvero, di fatto non è più possibile operare in ambito giudiziario.

Preciso che la Posta Elettronica Certificata è del tutto indipendente dalla firma digitale, per cui si continueranno a ricevere le comunicazioni di cancelleria anche a certificati scaduti.

Conoscere la scadenza

In Consolle Avvocato:

Accedere al menu “Configurazione” (ultima icona in basso nella colonna di sinistra), sezione “Certificati e smartcard”. Cliccare il tasto “verifica pin”, digitare il pin (il codice segreto numerico di otto cifre) quando richiesto.

Si aprirà una finestra riportante la data di scadenza dei certificati.

In alternativa si potrà utilizzare il software fornito dal produttore della chiavetta, secondo procedure variabili in base allo stesso.

In prossimità della scadenza dei certificati viene, di prassi, inviata una email di preavviso dall’ente erogatore all’indirizzo email comunicato al momento della sottoscrizione del contratto. Pertanto, nel caso l’indirizzo venga variato, è opportuno comunicare l’aggiornamento al fornitore.

Una volta nota la data di scadenza, consiglio caldamente di annotarla in agenda.

Solitamente è possibile rinnovare online, per un numero limitato di volte, i certificati di autenticazione e firma entro la data di scadenza. La procedura da seguire è fornita dall’ente erogatore. Superata la data di scadenza non è più possibile procedere al rinnovo dei certificati esistenti e si deve acquistare un nuovo supporto.

Come in mare: due di tutto

Chiedete ad un esperto navigatore: occorre il doppio di ogni cosa indispensabile. Anche nel caso della chiavetta di firma digitale è utile avere un secondo dispositivo, meglio se con date di scadenza differite, per avere una alternativa nel caso in cui la prima si guasti, vada persa, scada ecc.

Una seconda chiavetta può essere richiesta indipendentemente dalla prima all’ente convenzionato con il proprio Ordine, alla camera di commercio, ad enti privati autorizzati e a loro agenti.

Un’alternativa diffusa per garantire ridondanza è quella in cui due o più avvocati, ciascuno dotato di una propria chiavetta, sono co-delegati con firma disgiunta.

Elogio della firma PAdES: non solo per il Processo Amministrativo Telematico

Nell'ambito del Processo Civile Telematico siamo ormai abituati all’utilizzo della firma digitale di tipo CAdES (con la C iniziale), quella che produce file di tipo .P7M per intenderci.

Non tutti sanno che sono ammessi in Italia diversi tipi di firma digitale, tra cui CAdES e PAdES ed entrambe sono parimenti utilizzabili nell’ambito civile e del PCT (CAD D.L.G.S. 82/05 e delibera CNIPA n.45/2009).

Diversamente, per normativa speciale, nel Processo Amministrativo Telematico (PAT) è imposto (Art.6 c.4 allegato al DPCM 40/2016) l’impiego della firma digitale di tipo PAdES, ed esiste giurisprudenza sfavorevole all’utilizzo della firma CAdES nel PAT (TAR Basilicata sezione I sentenza n. 160/17 del 14/2/17). Giusto per complicare le cose, nel processo Tributario telematico è invece ammessa la sola firma CAdES (si deduce all’art. 10 del decreto Min. E.F. del 4 agosto 2015)

	CAdES	PAdES
Processo Civile Telematico	Ammessa	Ammessa
Processo Amministrativo Telematico	Non ammessa	Unica ammessa
Processo Tributario Telematico	Unica ammessa	Non ammessa

Approfondimento sul sistema PAdES

La firma digitale di tipo PAdES è prevista specificamente dal protocollo PDF. La P iniziale infatti sta per PDF.

Questa modalità di firma ha il praticissimo vantaggio di non richiedere software aggiuntivi (esempi sono Dike ed Aruba Sign) sia per l’applicazione della firma che per la successiva verifica ed apertura del file, essendo sufficiente il solo Adobe Reader (Versione 11 o DC). Ha il limite di essere applicabile ai soli documenti in formato PDF, ma ciò non costituisce un problema nella maggior parte dei casi.

Tabella comparativa tra i due formati di firma

	File firmabili	Formato del file firmato	Software richiesto per apporre la firma	Software richiesto per la lettura e verifica	Possibilità di apporre un simbolo grafico di firma	Possibilità di apporre firme multiple	Conservazione delle singole versioni di firmate
PADES	Solo formato PDF	.pdf	Adobe Reader o, in alternativa, software di firma digitale	Adobe Reader 11 o DC*	SI	SI	SI
CADES	Qualunque tipo di file	.xxx.p7m (xxx è il formato del file originale)	Software di firma digitale	Software di firma digitale e software per aprire il file	NO	SI	NO

* il PDF firmato può essere visualizzato con qualunque visualizzatore PDF ma potrebbe non essere mostrata e/o verificata la validità della firma.

Mio libro sulla firma digitale

Elogio del PAdES

Perché non utilizzare di preferenza la firma PadES, anche laddove abitualmente neppure viene firmato il documenti trasmesso?

Esempi di utilizzo:

-allegati alla normale corrispondenza email

-scritture private

-istanze di ammissione al passivo

-autentica di copie scansionate

-notifiche in proprio PEC

Immaginiamo l’efficacia di far pervenire ai clienti e controparti una lettera PDF così firmata, con evidente il logo o coccarda laddove classicamente si troverebbe la firma a mani. Il destinatario vedrà immediatamente il file senza dover installare a software specifici ma nel contempo il documento è validamente sottoscritto.

Il mittente potrà così evitare di allegare copia di cortesia dello stesso file non firmato, se abitualmente opera così.

Per apporre la firma PAdES si può utilizzare il software Adobe Reader verificando che questo sia configurato in modo opportuno per l'uso della firma digitale la propria chiavetta.

Equivalenza secondo Cassazione

La Corte di Cassazione si è pronunciata a S.U. per dichiarare le firme digitali di tipo CAdES e di tipo PAdES entrambe ammesse ed equivalenti, sia pure con le differenti estensioni e devono essere riconosciute valide ed efficaci, anche nel processo civile di cassazione, senza eccezione alcuna.
http://www.cortedicassazione.it/corte-di-cassazione/it/c_dettaglio_sentenze.page?contentId=SZC21090

Alice attraverso lo specchio, ovvero la conformità delle copie

Una domanda che mi viene posta molto frequentemente è quale formula utilizzare per autenticare la conformità di copie analogiche da digitale e viceversa.

Occorre sottolineare che la giurisprudenza si è orientata nella direzione di richiedere sempre la dichiarazione di conformità laddove un atto viene tradotto dalla forma analogica (Leggasi cartacea) a digitale e viceversa.

Come Alice nell’attraversare lo specchio passa da un mondo ad un altro rimanendo se stessa, la dichiarazione di conformità fa si che l’atto mantenga la sua efficacia probatoria passando dalla realtà fisica a quella digitale.

La mia risposta alla domanda iniziale è quella di attenersi alla via minimalista, tralasciando i riferimenti normativi e orpelli vari.

Ad ogni modo, i riferimenti normativi sono:

-D.L.G.S. 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale)

Art. 22 – Copie informatiche di documenti analogici

Art. 23 – Copie analogiche di documenti informatici

-D.P.C.M. 13 novembre 2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici ...)

-D.L. 18 ottobre 2012 n. 179 conv. L. 221 / 12

Art. 16 bis c. 9bis – Potere di autentica di copie analogiche estratte da fascicolo telematico

Art. 16 decies – Potere di certificazione di conformità delle copie degli atti e dei provvedimenti

Art. 16 undecies – Modalità dell'attestazione di conformità

-L. 21 gennaio 1994 n. 53

Art. 3 bis: Notifiche in proprio a mezzo PEC
Art. 9 c. 1bis  - Copia cartacea di atto notificato

Stampa di atto estratto dal fascicolo telematico

Casistica: notifica cartacea (U.G., Posta) di atto emesso telematicamente (pronunciamento, D.I.)

Dopo avere stampato l’atto dal Portale Servizi Telematici o dalla Consolle Avvocato, apporre in calce, o in mancanza di spazio su foglio aggiuntivo, una formula del seguente tenore, che verrà sottoscritta di pugno:

Io sottoscritto Avv. Tizio attesto ai sensi ed effetti di legge che la presente copia analogica è conforme all’originale documento informatico contenuto nel fascicolo telematico R.G.N. …. / 2017 presso il Tribunale di Milano da cui è estratta.

Il documento è costituto da # pagine inclusa la presente.

Milano, …….

Se il documento consta di più pagine queste verranno rilegate e verranno apposti timbri di congiunzione.

Scansione di atto originariamente cartaceo per deposito telematico

Casistica: deposito di notificazione a mezzo U.G. o servizio postale; iscrizione di procedura esecutiva (deposito titoli ed atti); deposito di fascicolo cartaceo (GdP, 1° grado)

Dopo avere scansionato l’atto, ottenendo un file PDF, lo si apre con Adobe Reader e si aggiunge in forma digitale la formula dichiarativa sulla seguente impronta:

Io sottoscritto Avv. Tizio attesto ai sensi ed effetti di legge che la presente copia informatica è conforme all’originale documento analogico a mie mani da cui è stato tratto mediante scansione.

Milano, …….

Sottolineo l’importanza di apporre la formula sul file PDF dopo la scansione. L’usanza di scrivere la formula sull’originale prima della scansione (o su una sua fotocopia) è ideologicamente errata.

Dichiarazione di conformità su file separato

Quale modalità alternativa all’apposizione della formula all’interno del documento PDF, la legge ammette (regole tecniche D.P.C.M. 13 novembre 2014 Art.4 c.3) che la stessa si possa disporre in un file separato rispetto ai documenti da autenticare. Occorre soddisfare i seguenti punti:

-che sia citato, per ogni file autenticato, il suo nome ed una sintetica descrizione del suo contenuto,

-che il file di autentica sia sottoscritto digitalmente,

-che file di autentica e file autenticati siano inclusi “in un sistema di gestione informatica dei

documenti che garantisca l’inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione” (registro telematico del tribunale, nello specifico).

Un esempio applicativo si ha nell’iscrizione a ruolo di procedimenti esecutivi, dove si ha la comodità di redarre una sola formula invece di tre, ed il vantaggio di non alterare i documenti originali.

Un verosimile esempio di formula:

Io sottoscritto Avv. Tizio attesto ai sensi ed effetti di legge che i documenti informatici:

“decreto ingiuntivo.pdf” contenente il Decreto Ingiuntivo esecutivo n. 1234/15 emesso dal tribunale di Milano,

“atti di precetto.pdf” contenente atto di precetto notificato in data …..,

“verbale di pignoramento.pdf” contenente verbale di pignoramento diretto avvenuto in data ….,

sono conformi agli originali analogici da cui sono tratti mediante scansione ed in mio possesso.

Milano, …….

Scansione di atto cartaceo per notifica a mezzo Posta Elettronica Certificata

Casistica: notifica a mezzo PEC di atto cartaceo (pronunciamento di GdP, D.I. esecutivo)

La L.53/94 all’Art. 3bis afferma che la formula di attestazione di conformità per documento originariamente in forma non digitale deve essere contenuta nella relazione di notifica, e che questa sia allegata come file separato, sottoscritto digitalmente, alla PEC.

La Consolle Avvocato, ad esempio, offre una formula standard di relata di notificazione adatta allo scopo.

Usa il mio generatore di attestazioni di conformità: intuitivo e completo: https://www.analizzatore-pct.it/attestazioni.php

 

Catena di conformità

Nulla impedisce che si possa ripetere indefinitamente la copia in conformità di un documento, purché ad ogni passaggio vengano rispettati i requisiti formali richiesti dalla legge.
Qui un esempio concreto:
1) il magistrato elabora un provvedimento in forma cartacea (al di fuori dei provvedimenti speciali sommari egli ne ha facoltà),
2) il cancelliere scansiona l’atto e lo inserisce in copia per immagine nel fascicolo telematico; in questo caso non è presente né formula di autentica né firma digitale (ex art. 16bis c.9bit D.L: 179/12),
3) l’avvocato stampa la copia dell’atto e ne attesta la conformità al documento informatico presente nel fascicolo telematico allo scopo di effettuarne notifica a mezzo U.G.,
4) l’avvocato deposita telematicamente copia dell’atto notificato completo di cartolina attestandone la conformità all’originale analogico.